Quelles sont les étapes du compte rendu ?

L’enregistrement.

Comment être sûr de pouvoir recourir à un prestataire.

Il y a en effet plusieurs points à éclaircir avant d’effectuer un compte-rendu. Dans un premier temps il doit être voté à la majorité. Ensuite il faut savoir que votre employeur ne peut pas s’y opposer, sauf si l’un des points évoqués doit rester confidentiel. Pas besoin d’annuler l’enregistrement, il suffit juste d’arrêter le compte-rendu sur ce point précis. Si vous travaillez avec un fournisseur, il est bien sûr soumis à la même confidentialité. Et dernier point important, penser à détruire les enregistrements audio après la retranscription. Ne conservez que les comptes rendus !

 

Procédure de l’enregistrement.

Dans un premier temps un vote à la majorité doit être effectué par tous les membres titulaires. Notre conseil est de l’indiquer dans l’ordre du jour pour être sûr de ne pas l’oublier. Et finalement c’est tout. Nous l’avons vu au dessus, à part le droit d’opposition de l’employeur sur certains sujets, une fois le vote effectué vous êtes libre d’enregistrer la réunion ou de faire appel à un prestataire. Attention par contre, n’oubliez pas que les frais sont à la charge du comité d’entreprise. Sur votre budget de fonctionnement plus précisément. L’enregistrement audio peut se faire avec n’importe quel appareil, même un téléphone. Pensez quand même à tester l’appareil avant à défaut de vous retrouver avec quelque chose d’inaudible que ce soit pour vous ou pour votre prestataire. Celui-ci peut en effet vous proposer une retranscription sans être présent. Vous n’avez qu’à lui envoyer les fichiers audio.

établissement du procès verbal de réunion

L’établissement.

Les délais d’établissement du procès verbal.

Le procès verbal doit être aussi fidèle que possible aux échanges qui ont eu lieu pendant la réunion. Concernant la transmission au premier degré (membres du CE et président), elle doit être faite dans les 15 jours suivant la réunion. Si la consultation porte sur un licenciement collectif pour motif économique la transmission doit être fait sous 3 jours.

 

Comment l’établir ?

Le choix vous incombe de le faire établir par un prestataire ou directement par le secrétaire du CE. En effet, seul le secrétaire dispose de ce droit, donc s’il est débordé, nous vous conseillons d’externaliser (ou si les réunions sont très chargés). Dans tous les cas, même externalisé, le secrétaire est responsable du compte rendu. Si votre employeur se propose de l’établir, ce sera considéré comme un délit d’entrave de sa part. Ne lui confiez donc pas les rennes. Il n’a d’ailleurs pas le droit non plus de refuser la présence d’un prestataire ou d’un salarié (car le secrétaire a aussi la possibilité de demander de l’aide à un salarié) s’il y a eu vote à la majorité par les élus à ce sujet. Enfin le procès verbal doit être le plus fidèle possible aux différents échanges. Bien sûr il existe différent niveau de rédaction (exacte, simplifié, à la virgule près) mais dans tout les cas soyez sûr que le compte rendu soit un rapport fidèle de la réunion.

diffusion du procès verbal

La diffusion.

Réfléchissez à une diffusion optimale.

Souvent mis de côté, la diffusion du procès verbal est pourtant essentiel pour que les salariés de l’entreprise puissent disposer des points vus en réunion avec la direction ou tout simplement pour mieux appréhender vos missions. Encore une fois, le secrétaire dispose seul des droits d’affichages (sauf si règlement intérieur différent). L’affichage est obligatoire mais il doit être surtout bien fait. Tous vos collaborateurs ne passent pas devant la porte de votre local par exemple. Varié donc les canaux de diffusions. En plus de l’affichage traditionnel, rien ne vous empêche de mettre un place un mailing vers les salariés par exemple.

 

Les obligations de diffusion.

Car oui, on ne peut pas tout diffuser. Premièrement le PV ne doit pas comporter des informations confidentielles, privés ou mensongères. Deuxièmement la diffusion ne se fait qu’après l’approbation par la majorité des membres du comité d’entreprise. L’article de loi ne parle que de la diffusion en interne, rien sur la diffusion en externe. Pour autant, essayer d’éviter les fuites. Si vous disposez d’un site pour votre comité d’entreprise, pensez à le mettre dans une section protégée par un mot de passe.

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