Puis-je faire un compte rendu seul ?

Se préparer avant l’enregistrement.

Comprendre ce qu’est un compte rendu.

Avant de se lancer il est capital de comprendre les différentes étapes d’un compte rendu. Comme toujours il faut connaître les différents débats qui ont déjà eu lieu, comprendre les interrogations des personnes présentes et qui s’expriment et enfin les enjeux de la réunion. Cela vous permettra d’être beaucoup plus à l’aise dans la compréhension et la rédaction de votre compte rendu. N’oubliez pas que l’objectif final est d’être le plus fidèle possible aux différents échanges et surtout être neutre dans la retranscription. Vous ne devez indiquer que les informations entendues lors de la réunion et surtout ne jamais interpréter ni prendre parti. Dernier point, la rédaction n’est pas réservée qu’au secrétaire. Faites le choix de laisser quelqu’un qui dispose d’une certaine aisance dans l’écriture. Le compte rendu étant ensuite diffusé, mieux vaut être sûr du style de la personne.

Disposer des bons outils.

Préparez toujours votre matériel avant les réunions. Il sera beaucoup plus simple de s’occuper de la rédaction par la suite. Investissez dans un bon appareil d’enregistrement audio par exemple. Si vous êtes plus à l’aise avec un clavier, pensez à apporter votre ordinateur pour être plus rapide et précis.

Rédiger avec style !

Quel style allez-vous adopter ?

Chacun possède son propre style d’écriture. Vous devez donc définir le vôtre. Il doit pouvoir être différent en fonction de la situation. Vous devez donc d’abord établir l’objectif du PV de réunion (affichage, archivage, communication), les personnes qui vous liront (experts ou amateurs), le nombre de personnes que vous allez toucher (nous vous déconseillons d’envoyer un CR de 10 pages à 200 personnes, vous êtes sûr que personne ne le lira) et enfin le temps dont vous disposez (l’écriture est une tâche fastidieuse, si vous manquez de temps, soyez bref et clair). Une fois la situation établie, vous pouvez choisir entre différents styles : direct ou indirect. Le style direct ressemble à un véritable échange verbal (comme un dialogue) alors que le style indirect permet de rendre un document plus formel. Une fois le style choisi il faut choisir la façon dont vous faites apparaître le nom des participants : nominatif (nom et prénom), anonyme (fonction de la personne) ou impersonnel (aucune mention de la personne).

Suivre le modèle.

Un compte rendu suit des règles de rédaction encadrées. Il faut donc les connaître. Pour cela nous vous proposons un modèle de PV simple et efficace. Avec ce modèle, il faudra ensuite décider si votre compte rendu sera au mot à mot ou beaucoup plus synthétique. Si vous choisissez de faire un procès-verbal exhaustif, préparez-vous à écouter à de multiples reprises votre enregistrement audio. Soyez le plus précis dans votre retranscription. Certains vont jusqu’à écrire le toussotement des personnes présentes. Pour une approche plus synthétique, n’oubliez pas que vous devez rester fidèle au propos. Soyez donc clair.

À garder toujours en tête.

Quelques petits conseils à garder en tête si vous rédigez vous-mêmes vos procès-verbaux. D’abord rédiger au présent. S’embourber dans des subjonctifs ou du passé simple risque vite de rendre votre feuille complètement illisible. Ensuite, si ce n’est pas le secrétaire qui s’occupe de la rédaction, prenez le temps d’expliquer la situation à la personne en charge du PV de réunion. Gérez votre temps avec intelligence et ne vous laissez jamais déborder. Enfin, suivez l’ordre du jour. Par réflexe on a tendance à avoir du mal à suivre une ligne directrice. L’ordre du jour est là pour vous la rappeler, ne la perdez donc pas de vue

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