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logiciel pour comité d'entreprise

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Choisir le bon prestataire pour vous équiper d’un logiciel CE ?

Avez-vous besoin de vous équiper d’un logiciel pour externaliser la gestion de votre comité d’entreprise ?

La première question à se poser avant de s’équiper c’est de se demander si votre comité d’entreprise en a vraiment besoin. Avez-vous besoin d’un logiciel de gestion ? Avez-vous besoin d’aide pour gérer vos ASC ? Souhaitez-vous externaliser votre billetterie ? Ce sont des question qu’il faut obligatoirement se poser avant de signer un contrat avec un prestataire de service. Pour nous la question ne se pose même plus. Vous en avez besoin. Les missions d’un élu sont aujourd’hui tellement dense qu’un accompagnement nous semble presque essentiel aujourd’hui. De plus, avec la fusion prochaine des instances représentatives (DP, CE, CHSCT) en une seule grande instance (CSE), vos heures de délégation vont compter d’autant plus.

 

La situation du marché actuellement vous est favorable.

Depuis plus de 15 ans, le comité d’entreprise se voit proposer une multitude d’outils pouvant l’aider dans ses missions quotidiennes. Gestion de votre billetterie, mise en place automatique des subventions, outil de comptabilité, etc. Le marché accueille aujourd’hui différents acteurs soit spécialisés sur un outil, soit proposant un véritable éco-système d’outils vous permettant de gagner du temps. En termes techniques vous allez pouvoir trouver surtout deux types de produits : D’un côté les solutions SAAS où vous payez un abonnement annuel. Très utile car permettant d’accéder à toutes les mises à jours sans payer un supplément. De l’autre côté, les solutions logiciels beaucoup plus lourdes où vous achetez une version à un moment donné avec des mises à jour payantes. En clair, vous avez le choix ! Le nombre de prestataires actuellement sur le marché a permit d’accroître rapidement le nombre d’outils différents. Ce qui signifie que vous pouvez toujours trouver chaussure à votre pied.

choix d'un prestataire

Le principal avantage pour vous d’une telle solution et de gagner du temps sur certaines de vos tâches extrêmement chronophages et avec peu de valeur ajoutée pour redistribuer ce temps sur vos missions économiques par exemple. Beaucoup d’élus privilégient ce type d’outils pour externaliser la gestion d’une billetterie trop lourde par exemple. Automatiser l’outil comptable permet de ne jamais rater une seule ligne et de délivrer très simplement des rapports annuels. Sachez-le, ces prestataires s’adaptent à vos besoins, donc n’hésitez pas à être clair sur vos besoins et sur le fonctionnement de votre comité d’entreprise.

Une offre pléthorique de logiciels liés à l’activité d’un comité d’entreprise.

Outils et logiciels de comptabilité.

La comptabilité du comité d’entreprise est soumise à des règles particulières. Et nous imaginons bien le casse-tête que cela peut être de le faire soi-même. L’accompagnement comptable est donc obligatoire pour vous. Vu qu’on vous aime beaucoup, nous y avons pensé et vous pouvez rechercher aussi ce type de prestataires avec Cequoia. Pour autant les logiciels compta sont aujourd’hui des partenaires de choix dans l’automatisation de vos écritures. Les acteurs du marché proposent ainsi dans la grande majorité une offre complète : écriture comptable, validation en ligne, distinction des budgets de fonctionnement et d’oeuvres sociales, rapprochement bancaire, bilans comptables, impression des comptes, etc. Autant le dire, on n’arrive pas à voir comment on peut s’en passer.

 

Outils de gestion des activités socio-culturelles (ASC)

En complémentarité généralement avec un logiciel de subvention et de comptabilité, la gestion des activités socio-culturelles vous permet de gérer très facilement tous vos salariés. Il s’agit d’un module simple permettant de gérer vos ayants-droits, vos prestations tout en pilotant les subventions et la comptabilité qui en découle. Il s’agit finalement de la tour de garde concernant les avantages des salariés. Sachez-le par contre, les outils actuels ne sont malheureusement pas magiques. Il faudra donc accompagner ce type de logiciel d’une formation adéquate (fournie par le prestataire). En effet les règles ASC sont assez complexe, et il n’est malheureusement pas encore possible de tout automatiser.

 

Outils de gestion des subventions.

Nous ne parlerons pas ici de votre subvention de fonctionnement. Celle-ci vous pouvez la gérer comme bon vous semble (en respectant bien sûr les règles établies à ce sujet). Nous parlons plutôt des subventions que vous pouvez allouer aux salariés pour absorber une partie ou la totalité du prix d’un produit. Par exemple pour l’achat de billet Disney, Asterix ou pour des tickets de cinéma. Ce type de subventions découlent donc de votre budget d’oeuvres sociales et culturelles. Vous disposez donc peut-être de règles de subventions complexes aujourd’hui. Deux euros subventionnés sur l’achat d’un ticket UGC mais seulement 0,80 centimes sur l’entrée de la piscine du coin. Les logiciels de gestion des subventions sont donc un bon moyen d’automatiser ce type de règles et donc logiquement de vous faire gagner un temps fou. Ce type de module est généralement couplé avec l’externalisation de votre billetterie et de la gestion des avantages aux salariés.

Et quid des applications CE ?

application comite d'entreprise

Et bien le marché se développe à une vitesse folle. Logique, les habitudes des salariés se tournent aussi de plus en plus vers le mobile. Encore une fois la plupart des acteurs proposant du logiciel, propose une adaptation de leurs outils sur mobile. D’autres, plus récent, on même choisis de centrer leur fonctionnement autour du mobile. Là encore on peut réellement trouver de tout. Cela peut être très technique mais certains acteurs peuvent vous proposer une solution dédiée à part entière (donc finalement une véritable application) alors que d’autres proposent plutôt une adaptation mobile du site de votre CE. À vous de faire le bon choix.