Comment gagner du temps quand on est élu de CE ?

    gagner du temps en étant élu

    Le temps est une notion capitale pour les comités d’entreprises. Il s’agit d’une ressource précieuse, et un objectif prioritaire de Cequoia. Avec ce dossier nous allons essayer de vous donner quelques astuces pour gagner du temps.

    Faites le point.

    Dans un premier temps, il faut faire le point sur la situation de votre comité d’entreprise et surtout de votre entreprise. Reprenez tout à la base. Il s’agit d’une étape importante, souvent délaissée, car vous travaillez surement dans votre entreprise depuis de nombreuses années et vous êtes persuadé de savoir comment elle fonctionne. Mais pour mettre en place des solutions il est important de savoir ce qui existe.

     

    Qu’est-ce qui est en place ?

    Ouvrez un fichier Excel et indiquez tout ce qui est lié de près ou de loin au comité d’entreprise et à l’entreprise. Commencez par l’entreprise, bien comprendre son entreprise permet de mieux percevoir les possibilités du comité d’entreprise. Que fait l’entreprise, le nombre de salarié, le salaire moyen, la catégorie socio-professionnelle de vos collaborateurs, l’âge moyen, le nombre de famille, le chiffre d’affaire. Avez-vous des investisseurs ? Quelles sont les différents services ? Comment fonctionnent les services entres eux ? Le ou les dirigeants ont-ils déjà mis en place des actions auprès des salariés ? Notez tout !

    Une fois cela fait, faites le point sur les instances (en plus du comité d’entreprise). S’il s’agit de votre premier CE, vous partez de rien, ce qui peut être un avantage pour mettre en place des processus. Si vous avez déjà un CE depuis longue date, reprenez tout : les actions que le CE a déjà mises en place, avec quels prestataires travaille-t-il ? Le nombre d’élu ? La répartition syndicale ? L’action syndicale ? Avez-vous déjà un logiciel en place ? Que faites-vous de votre billetterie ? etc.

    Calculer le temps.

    Une fois que vous avez tout listé, il est temps de voir la répartition du temps accordée à chaque action. Il s’agit d’une pratique courante en entreprise, les managers et dirigeants pouvant grâce à cela décider de quelles actions entreprendre ou non. Reprenez donc votre fichier Excel, reprenez toutes les actions du CE, et estimez le temps moyen de chacune d’entre-elles au prorata du nombre d’élu. Combien de temps estimez-vous prendre pour votre campagne de chèque cadeau ? Pour commander votre billetterie ? Pour vous formez ? Pour répondre aux salariés ? Pour communiquer auprès des salariés ? Pour échanger avec la direction ?

    Une fois cela fait, vous aurez déjà une visibilité sur les missions qui vous prennent le plus de temps ou que vous trouvez tout simplement trop longues. Et vous allez pouvoir commencer, non seulement à avoir une vue d’ensemble sur vos actions, mais en plus (et c’est le plus important) définir quelles sont les actions inutiles et que vous pouvez supprimer. Quelles sont les actions à accentuer et donc sur lesquelles vous devez vous concentrer.

    Notez encore une fois, par exemple avec un code couleur, ce qui est important ou pas. Bien sûr chaque comité d’entreprise doit prioriser selon la situation de son entreprise (d’où l’importance de faire un point avant dessus). Si par exemple votre société dispose de beaucoup de cadres utilisant en permanence un ordinateur, à quoi bon s’embêter à internaliser votre billetterie quand vous pouvez passer par une plateforme dédiée. De plus les chiffres montrent que les cadres ont tendance à peu profiter des avantages du comité d’entreprise, ce ne sera donc peut-être pas une priorité pour votre comité d’entreprise.

    googlesheet

    Penser process, kezako ?

    Un process est un enchainement d’actions, consignées dans le temps et surtout applicables à répétition. Votre entreprise en utilise en permanence, et vous en faites surement vous aussi. Comment mettre en place des bons process ?

     

    Prioriser vos actions.

    Toutes les actions du comité d’entreprise ne doivent pas avoir la même valeur et donc la même priorité. Il est essentiel de prioriser vos actions sans quoi vous serez pendant tout votre mandat sous l’eau. Se former pour assurer pendant les réunions avec la direction et comprendre la stratégie des dirigeants est tout simplement essentiel. Sans cela comment pouvoir réfléchir à une meilleure intégration des actions du CE dans l’entreprise ? À côté, prendre 10 heures de délégation pour mettre en place des partenariats locaux dont seulement 5% de vos salariés vont bénéficier n’a pas un intérêt capital pour vous, pour le CE, et pour les salariés (même s’ils ne le verront peut-être pas).

     

    Séparer les priorités du CE de celles salariés.

    Vous voyez où on veut en venir ? Il est capital de connaître et surtout de garder en tête (via un document accessible par tous les élus) les priorités du comité d’entreprise d’un côté et les priorités des salariés de l’autre. Oui, nous vous conseillons de séparer les deux. Elles n’ont rien à voir ! Vos salariés ont des priorités avant tout personnelles, vous devez penser collectif. C’est normal de décevoir certains de vos salariés, on ne peut faire plaisir à tout le monde.

    Mais il est totalement inapproprié de prioriser certaines demandes de salariés pour la simple raison qu’il crie plus fort que les autres. Comme nous l’avons vu dans nos précédents articles (comme le rôle du CE), les salariés ont de base une vision complètement décalée de vos missions. À vous de les sensibiliser, on va voir cela plus bas.

     

    Comprendre, interroger, noter et surtout stocker.

    Pour mieux appréhender la priorité des multitudes d’actions que vous pouvez couvrir il est important de consigner une base de données au sujet de votre entreprise, des besoins des salariés, des problématiques rencontrées par le comité, etc. Prenez donc le temps d’interroger les collaborateurs (qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui au contraire a été un échec cuisant).  Notez toutes leurs interrogations, incompréhensions et propositions. Et surtout stockez tout car vous ne serez peut-être pas élu ni réélu en permanence (surtout que le prochain CSE limite le nombre d’élection par candidat).

    Très peu de comités d’entreprises prennent le temps de créer une véritable bibliothèque de données au sujet de l’entreprise pour aider les futurs élus et éviter de recommencer encore et encore les mêmes choses. Ce document sera donc la pierre angulaire de votre comité d’entreprise.

    stockez sur le drive

    La grande priorité : la communication.

    Une fois que vous avez bien encadré et délimité votre entreprise et votre comité d’entreprise. Que vous avez pris le temps de lister vos tâches et de les prioriser. Que vous avez estimé le temps de chacune de vos tâches. Il est temps de s’attaquer à une tâche importante mais souvent mis de côté: la communication.

     

    Communiquer encore et encore.

    La première chose à comprendre, c’est que sans communication, un comité d’entreprise n’a que peu d’intérêt. Vous pourrez ainsi vous donner jusqu’au sang pour vos salariés, si personne ne le sait, quel est l’intérêt ? Vous avez une meilleure remise à la FNAC et vous ne communiquez pas dessus ? Comment vos collaborateurs vont s’en rendre compte ?

    Il faut donc, si ce n’est pas le cas, mettre dès le début un processus de communication auprès de l’entreprise. Pour le construire, regardez ce qui se fait quand une marque communique auprès de ses clients. Logiquement vous devez vous demander sur quoi communiquer, comment, à qui, et pourquoi. Exemple, vous mettez en place une subvention sur le cinéma. Vous allez donc communiquer sur cette subvention (quoi), par une newsletter(comment), aux salariés de l’entreprise (à qui) pour qu’il puisse utiliser cette subvention (pourquoi). Cela s’inspire de la méthode QQOQCCP.

     

    Sélectionner vos canaux.

    Premièrement choisissez vos canaux de communication. Une fois que vous les avez choisis, ne changez plus. Quand on parle de canaux, nous parlons de newsletter, affichage, intranet, etc. Chaque canal propose ses avantages et doit être utilisé pour communiquer sur des actions particulières. Les newsletters sont par exemple un excellent moyen de communiquer rapidement et de façon efficace sur des offres, des nouveautés ou des évènements. L’affichage convient particulièrement pour des questions économiques et stratégiques car il reste dans le temps de façon plus efficace qu’une newsletter. L’intranet, plus cher en terme d’investissement, va pouvoir servir de tour de pilotage sur toutes vos actions (les intranets sont souvent équipés de module de communication, d’affichage en ligne, etc.). Nous vous conseillons d’arrêter les communications papiers, coûteuses et très peu vues par les collaborateurs en général (sauf si bien sûr vous avez une demande en interne exprimée et générale). Et de ne créer un réseau social que si vous savez que vos collaborateurs sont actifs dessus, sinon c’est une perte de temps.

     

    Choisir les bons outils. Et formez-vous dessus.

    On vous a donné notre secret de communication. Cela va vous permettre de mettre au propre vos processus. Mais quels outils utiliser pour piloter votre communication ?  Déjà il vous faut obligatoirement récolté les emails de vos salariés (un simple fichier Excel fera l’affaire avec le nom et le prénom du salarié, pas besoin de plus). Pour l’édition de vos newsletters et de votre affichage, nous vous proposons gratuitement d’utiliser Canva. La version gratuite est parfaite. Pour le choix de vos images de nombreuses banques d’images gratuites existent (Pixabay, Pexels, Unsplash ou VisualHunts).

    Une fois vos outils maîtrisés et vos communications bien indiquées dans votre document de pilotage, vous pouvez vous lancer ! Ne vous embêtez pas à faire compliquer si vous n’êtes pas à l’aise avec au début. Choisissez un modèle type et tenez vous y. Le secret c’est de faire toujours au plus simple.

    Si vous pensez ne pas avoir le temps de mettre en place ces outils passer directement par la case intranet. Et à ce moment là choisissez un prestataire obligatoirement (ne vous lancer pas dans votre propre intranet sans être accompagné, vous y perdrez un temps fou et donc des sommes folles). De nombreuses acteurs existent aujourd’hui (Comitéo, Kalidéa, Proweb, DeltaCE, …) et disposent déjà des outils.

    communication du comité d'entreprise

    Équipez-vous des bons outils.

    Une société est équipée d’une myriade d’outils. De la comptabilité, en passant par la paie, jusqu’à la gestion du management ou des ventes. Heureusement pour vous, vous disposez globalement des mêmes outils pour vous aider. Aujourd’hui et encore plus après la fusion, vous allez devoir devenir plus polyvalent et donc économiser votre temps.

     

    Externaliser au maximum.

    Si votre budget vous le permet, votre priorité est d’externaliser au maximum. Par externaliser on entend faire appel à des outils ou des prestataires qui vont prendre en main et automatiser les actions qui normalement vous prennent un temps fou. Vous les avez listées au début mais vous avez de grande chance d’avoir en premier la négociation de réduction, l’achat, le stockage et la revente aux salariés.

    Externaliser les avantages et la billetterie du comité d’entreprise est capital : le prestataire prend en charge les partenariats, l’achat, le stockage et la revente. Les inter-ce mutualisent ces avantages avec d’autres comités d’entreprises vous permettant d’avoir de meilleures réductions mais surtout de rendre autonome les salariés. Les services que vous pouvez externaliser vont être :

     

    Automatiser ce qui est possible.

    Le secret de beaucoup de processus est l’automatisation. À quoi bon s’occuper de sa comptabilité par exemple (même simplifiée) quand celle-ci peut-être automatisée (livre de compte enregistrant automatiquement les entrées et les sorties) ? Les services que vous pouvez automatiser sont :

    • Votre comptabilité et tenu de compte (si vous êtes soumis au contrôle d’un expert-comptable, il n’aura qu’à jeter un oeil à vos livres en ligne).
    • Les communications ou tout du moins la façon des les envoyer
    automatisation du ce

    Piloter, partager et formez-vous.

    Le triptyque gagnant. Si vous avez bien suivi toutes les étapes précédentes, normalement vous êtes déjà suffisamment équipé pour gagner un temps fou. Ça ne veut pas dire pour autant qu’il faut se reposer sur ses lauriers, loin de là.

     

    Formez-vous.

    À ne pas confondre avec notre partie plus haut, où l’on parle de se former sur vos outils. Non, ici nous parlons de votre propre formation d’élu de CE. L’objectif de cet article est avant tout de vous faire gagner du temps pour prendre le temps de vous former ! Votre formation est au centre de vos missions.  Si vous n’êtes pas bien formé, vous ne pourrez jamais remplir votre rôle complètement. Mais la formation englobe beaucoup d’aspects : avec des formations tournées vers le CE (et prochainement CSE), des formations plus orientées stratégiques, juridiques et financières, ou tout simplement du contenu à lire de façon régulière (que ce soit des abonnements presses, des articles sur la toile, ou même notre blog).

     

    Pilotez et partagez.

    La majorité du temps d’un responsable est dédiée aux pilotages de ses actions et surtout le partage de ses actions. Un responsable ou un manager qui ne fait pas ça, n’avancera pas. C’est peut-être pareil pour un élu. En tant qu’élu vous devez piloter vos actions. Vous avez un budget, vous avez des missions, des actions à mener et donc des résultats à avoir. En externalisant et en automatisant vous vous gardez du temps pour piloter.
    Piloter c’est être capable de connaître par exemple l’utilisation dont vos salariés font des outils mis en place, c’est être capable de savoir si quelque chose mis en place est utilisée ou pas et donc si c’est utile ou pas (exemple un abonnement pour de l’assistance juridique jamais utilisée).

    Des actions ou des outils mis en place vont peut-être ne pas être remarqués par vos collaborateurs. Mais avez-vous pensé à partager avec eux ? On en parlait juste avant mais encore une fois la communication est capitale. Le partage de vos conclusions (via votre pilotage) permet de savoir si les salariés n’utilisent pas quelque chose parce qu’ils sont peu informés ou l’inverse.

    piloter votre comité d'entreprise

    Conclusion: pensez collectif.

    L’objectif de cet article est vraiment de transformer votre façon de travailler. Il s’agit de méthodes utilisées par beaucoup de managers, responsables, dirigeants et il est toujours bon de faire le point à ce sujet. N’oubliez pas que vous êtes plusieurs à prendre des décisions, il est donc capital que vous avanciez avec les autres ! Donc n’hésitez pas à partager ces quelques conseils à tout votre comité.